Slik skriver du kortere og tydeligere

Du har skrevet ferdig eposten. Så leser du den én gang til og oppdager at spørsmålet du egentlig skulle stille, dukker opp i fjerde avsnitt.

Resten er ikke nødvendigvis dårlig skrevet. Du har forklart bakgrunnen, tatt med noen forbehold og forsøkt å være høflig. Problemet er at mottakeren må grave seg gjennom alt sammen for å finne ut hvorfor du skriver.

Da er det fristende å begynne å kutte ord. Det kan hjelpe, men tydelig språk handler om mer enn korte setninger og små ord. En tekst kan bestå av korte setninger og fortsatt være fullstendig uklar. Ofte må du rydde i tanken, innholdet og rekkefølgen før det gir særlig mening å pusse på språket.

Kortere og tydeligere er ikke det samme

En kort tekst kan være tydelig. Den kan også være knapp, vag eller direkte ubrukelig.

«Det ordner vi.»

Fire ord. Ingen vet hvem «vi» er, hva som skal ordnes eller når det skjer.

En lengre tekst kan på sin side være lett å forstå fordi den gir mottakeren akkurat den forklaringen som trengs. Målet er derfor ikke færrest mulig ord. Målet er at mottakeren skal finne det hen trenger, forstå hva du mener og vite hva informasjonen skal brukes til.

Det er også en nyttig måte å forstå klarspråk på. Klarspråk er språk som er tilpasset mottakeren og formålet, og som gjør teksten mulig å finne fram i, forstå og bruke. Da holder det ikke å bytte ut «vedrørende» med «om» hvis selve poenget fortsatt ligger begravd under tre avsnitt med intern prosjektarkeologi.

Finn ut hva teksten skal gjøre

Før du redigerer en eneste setning, spør hva du vil at mottakeren skal forstå, vite eller gjøre etter å ha lest teksten.

Tenk deg denne formuleringen:

I forbindelse med arbeidet med den kommende rapporten har vi nå kommet til et punkt i prosessen hvor det vil være hensiktsmessig å få en avklaring knyttet til hvilke av de foreslåtte alternativene vi skal arbeide videre med, slik at vi kan sikre framdrift i det videre arbeidet.

Det er mulig å forstå den. Man må bare pakke den ut først.

Hva prøver avsenderen egentlig å få til? Kanskje dette:

Vi må velge hvilket alternativ vi skal jobbe videre med. Hvilket av de tre forslagene anbefaler du? Gi gjerne beskjed innen fredag.

Nå vet mottakeren både hva saken gjelder, hva hen skal svare på og når svaret trengs. Forskjellen skyldes ikke bare at den nye versjonen har færre ord. Den har et tydeligere formål.

Hvis du ikke klarer å formulere tekstens jobb i én setning, kan problemet ligge før selve skrivingen. Da kan det være nyttig å finne ut hva du egentlig vil si før du begynner å redigere formuleringene.

Si det viktigste tidligere

Mange tekster bruker lang tid på å nærme seg saken:

Viser til tidligere korrespondanse om planleggingen av høstens arrangement og de diskusjonene vi har hatt om mulige datoer. Etter en samlet vurdering av de ulike alternativene ser vi at …

Mottakeren sitter fortsatt og venter.

Hvis det viktigste er at arrangementet flyttes til 14. oktober, kan du begynne der:

Vi flytter arrangementet til 14. oktober. Lokalet er opptatt på den opprinnelige datoen, og dette er den eneste dagen alle innlederne kan delta.

Hovedpoenget gjør forklaringen lettere å forstå fordi mottakeren vet hva resten handler om. Dette gjelder særlig eposter, nettsider og andre tekster som ofte blir skumlest. Rapporter og lengre fagtekster kan trenge mer sammenheng før konklusjonen kommer, men «først litt bakgrunn» bør ikke være en refleks.

Spør heller hva mottakeren trenger å vite først for å forstå det som følger. Hvis selve innholdet er riktig, men teksten fortsatt er vanskelig å følge, kan problemet være at du må bygge budskapet i en bedre rekkefølge.

Kutt informasjon før du kutter ord

Hvis teksten er for lang, er det mest effektive grepet sjelden å korte ned hver setning med ti prosent. Se etter hele deler som ikke trenger å være der.

Har du forklart det samme to ganger? Gir du bakgrunn mottakeren allerede kjenner? Har du tatt med detaljer fordi de er interessante for deg, men uten betydning for det mottakeren skal forstå eller gjøre? Besvarer du spørsmål ingen trenger svar på akkurat nå?

Tenk deg at du skal invitere kolleger til et møte. De trenger å vite hvorfor møtet holdes, når og hvor det skjer, hva de skal forberede og hvilken beslutning dere skal ta. De trenger neppe historien om hvordan tidspunktet ble valgt, hvilke tre andre datoer dere vurderte, og at møterommet først så ut til å være opptatt.

Alt kan være sant og relevant for prosessen. Det trenger fortsatt ikke stå i invitasjonen.

Den raskeste måten å gjøre en tekst kortere på er ofte å bestemme at noe ikke skal være med. Det krever mer dømmekraft enn å stryke småord, men det er også der de store gevinstene ligger.

Finn menneskene og handlingene

Når innholdet sitter, kan du gå nærmere setningene. Ett godt sted å lete er handlinger som har blitt pakket inn som substantiver:

Vi skal foreta en vurdering av søknadene.

kan bli:

Vi skal vurdere søknadene.

Og:

Det skal gjennomføres en evaluering av prosjektet.

kan bli:

Vi skal evaluere prosjektet.

Slike substantivkonstruksjoner kalles gjerne nominaliseringer. Begrepet er mindre viktig enn det som skjer i setningen: Handlingen blir svakere, formuleringen blir lengre, og den som skal gjøre jobben, kan forsvinne.

Det samme skjer i passive formuleringer:

Det er besluttet at fristen forlenges.

Hvem besluttet det? Hvis svaret har betydning, bør det stå:

Prosjektledelsen har forlenget fristen.

Aktiv form er ofte tydeligere fordi den viser hvem som gjør hva. Passiv form er likevel ikke en grammatisk promillekjøring. Noen ganger er handlingen eller resultatet viktigere enn personen som utfører den. «Veien stenges klokken 22» fungerer utmerket hvis du bare prøver å komme deg hjem. Men når ansvar betyr noe, bør ikke grammatikken få gjemme det.

Fjern ordene som ikke gjør noen jobb

Noen formuleringer sniker seg inn fordi vi ønsker å høres grundige, forsiktige eller profesjonelle ut:

Det er viktig å påpeke at …

Det kan i denne sammenhengen være verdt å nevne at …

Vi ønsker med dette å informere om at …

Ofte kan du gå rett til det som kommer etter. «Vi ønsker med dette å informere om at kontoret vil være stengt fredag» kan bli til «Kontoret er stengt fredag». Mottakeren mister ingenting. Hen slipper bare å bli informert om at du ønsker å informere.

Det samme kan gjelde ord som «faktisk», «egentlig», «i utgangspunktet», «på mange måter» og «i forhold til». De er ikke forbudt. «I utgangspunktet» kan være nødvendig hvis noe faktisk bare gjelder som hovedregel. «Egentlig» kan markere en reell forskjell mellom det noe ser ut som og det det er. Spørsmålet er om ordet gjør en jobb i akkurat denne setningen.

Du trenger ikke føre krig mot hvert småord. Bare slutt å betale husleie for ord som ikke bidrar med noe.

Gjør abstraksjonene konkrete

Noen formuleringer høres presise ut uten å gi mottakeren særlig mye å arbeide med:

Vi skal styrke samhandlingen.

Prosjektet skal bidra til økt verdiskaping.

Tiltaket skal sikre bedre ressursutnyttelse.

Alt dette kan være riktig. Problemet er at ordene rommer så mye at leseren må gjette hva de betyr her. Kanskje «styrke samhandlingen» betyr at to avdelinger skal møtes hver mandag og bruke samme system for å dele kundeinformasjon. Da kan du skrive det.

Et enkelt kontrollspørsmål er: Kan mottakeren se for seg hva som faktisk skal skje? Hvis svaret er nei, trenger teksten kanskje et konkret eksempel, en handling eller et resultat.

Det betyr ikke at alle abstrakte ord skal bort. «Samarbeid», «tillit» og «rettferdighet» er nyttige ord når det er nettopp disse fenomenene du snakker om. Problemet oppstår når abstraksjonen står der mottakeren trenger en konkret forklaring.

Bruk fagord når de gjør teksten mer presis

Klart språk krever heller ikke at alle fagord fjernes. Skriver du til mennesker som kjenner begrepet, kan fagordet være den korteste og mest presise formuleringen. Hvis mottakeren trenger å lære ordet, kan du forklare det første gang du bruker det.

«Likviditet» kan for eksempel være et nødvendig begrep. Til en mottaker som ikke kjenner det, kan du skrive at likviditet handler om hvor mye penger virksomheten har tilgjengelig til å betale regninger og andre løpende utgifter.

Da blir presisjonen tilgjengelig uten at du må skrive deg rundt begrepet med en lang og vag forklaring. Fagordet blir først et problem når det fungerer som et adgangskrav mottakeren ikke visste at hen måtte oppfylle.

Korte setninger er ikke automatisk gode

Setningslengde kan være en nyttig varsellampe. Hvis en setning inneholder flere innskudd, forbehold og sidepoenger, kan den være vanskelig å følge. Da kan det hjelpe å dele den eller flytte noe til neste setning.

En setning blir likevel ikke vanskelig bare fordi den er lang, og den blir ikke tydelig bare fordi den er kort:

Prosjektet er forsinket. Det skyldes flere forhold. Det har vært utfordringer. Disse har påvirket framdriften. Det arbeides med tiltak.

Ingen av setningene er lange. Teksten sier fortsatt nesten ingenting.

Det som belaster leseren, er ofte hvor mange tanker som er presset inn i samme setning, hvor tydelig sammenhengen mellom dem er, og om det er lett å se hva som hører sammen. Noen tanker trenger fem ord. Andre trenger tjuefem. Variasjon gir også teksten en mer naturlig rytme.

Les gjerne teksten høyt. Hvis du mister tråden før punktum, er det et tegn på at leseren kan gjøre det samme. Hvis teksten høres ut som en robot som leser instruksjoner til en oppvaskmaskin, kan den trenge litt mer liv.

Profesjonelt språk trenger ikke være stivt

Noe merkelig skjer med mange av oss når vi skriver på jobb. Vi sier:

Kan du sende meg tallene innen torsdag?

Så åpner vi Outlook og skriver:

Det bes om at etterspurt tallgrunnlag oversendes innen utgangen av torsdag.

Ingen snakker slik ved kaffemaskinen.

Profesjonelt språk betyr ikke at du skal skrive nøyaktig som du snakker. Skrift trenger ofte mer presisjon og struktur, men du trenger ikke ta på deg et eget embetsspråk fordi teksten skal til en kollega, kunde eller leder.

Spør hvordan du ville sagt det dersom dere satt ved samme bord. Skriv noe i nærheten av det, og rydd etterpå. «Kan du sende meg tallene innen torsdag?» er både profesjonelt og tydelig. Ingen seriøs organisasjon kollapser av ordet «du».

Gjør det lett å finne det viktige

Tydelighet handler også om hvordan teksten ser ut. Mellomtitler hjelper leseren å forstå strukturen og finne fram i en lengre tekst. Hvis en epost inneholder tre spørsmål, bør mottakeren kunne oppdage alle tre. Hvis en dato eller frist er avgjørende, bør den ikke gjemmes midt i et tett avsnitt.

Formateringen skal gjøre den virkelige strukturen synlig. Den kan ikke erstatte den. Hvis du trenger et visuelt trafikklys for å vise hvor hovedpoenget befinner seg, kan selve teksten fortsatt trenge litt arbeid.

[ILLUSTRASJON: En tekst vist som fem lag utenpå hverandre. Redigeringen går utenfra og inn: 1. Formål: Hva skal teksten gjøre? 2. Innhold: Hva trenger mottakeren? 3. Rekkefølge: Hva må komme først? 4. Setninger: Kan handlinger, ansvar og sammenhenger uttrykkes tydeligere? 5. Korrektur: Er språk og tegnsetting riktig? Poenget skal være at kommaene kommer sist, ikke først.]

Test om teksten faktisk virker

Når du har skrevet teksten selv, vet du allerede hva den betyr. Det gjør deg til en ganske dårlig førstegangsleser. Du fyller automatisk inn sammenhenger som ikke står der, og ser lettere det du mente å skrive enn det du faktisk skrev.

Prøv derfor å lese teksten med mottakerens oppgave i hodet:

• Forstår jeg hvorfor denne teksten kommer?

• Finner jeg det viktigste raskt?

• Vet jeg hva jeg skal gjøre etterpå?

• Finnes det steder der jeg må lese setningen på nytt?

• Er noe tatt med fordi det er viktig for avsenderen, men uten nytte for mottakeren?

Hvis teksten er viktig, kan du også la noen andre lese den. Ikke spør bare om den er «bra». Det er et høflighetsspørsmål, og høflighet produserer mye ubrukelig tekstkritikk. Spør heller hva personen tror hovedpoenget er, hva hen ville gjort etter å ha lest teksten, og hvor noe eventuelt ble uklart.

Da tester du teksten mot jobben den skal gjøre. Det er samme grunnprinsipp som når du undersøker om den andre faktisk har forstått: Du ber ikke bare om en vurdering. Du ser etter hva som landet.

Rediger utenfra og inn

Når du skal gjøre en tekst kortere og tydeligere, kan du arbeide i denne rekkefølgen:

• Formål: Skriv én setning om hva mottakeren skal forstå eller gjøre.

• Innhold: Fjern hele avsnitt, forklaringer og detaljer mottakeren ikke trenger.

• Rekkefølge: Flytt hovedpoenget fram og legg informasjonen der mottakeren får bruk for den.

• Avsnitt: Sjekk at hvert avsnitt gjør én tydelig jobb, og at det henger sammen med det neste.

• Setninger: Finn skjulte handlinger, uklart ansvar, fyllord, gjentakelser og abstraksjoner.

• Korrektur: Rett skrivefeil, tegnsetting og små språklige ujevnheter til slutt.

Det er liten vits i å bruke fem minutter på å perfeksjonere en setning du senere oppdager at teksten ikke trenger.

Prøv selv: Rediger én tekst i tre runder

Finn fram en epost, søknad eller annen kort tekst du snart skal sende. Lag en kopi, slik at du kan sammenligne før og etter.

Første runde: Rydd i innholdet. Skriv hva teksten skal få mottakeren til å forstå eller gjøre, i én setning. Stryk deretter informasjon som ikke hjelper med denne jobben.

Andre runde: Rydd i rekkefølgen. Finn den viktigste setningen og prøv å flytte den til starten. Les resten på nytt og se om bakgrunnen blir lettere å forstå når mottakeren allerede vet hva saken gjelder.

Tredje runde: Rydd i språket. Let etter handlinger som er gjort om til substantiver, passive formuleringer som skjuler ansvar, abstrakte ord og innledninger som bare varsler at du snart skal si noe.

Les begge versjonene. Ikke spør bare hvilken som er kortest. Spør hvilken som gjør det lettest å forstå hvorfor teksten kommer, hva som betyr noe og hva mottakeren skal gjøre.

Kortere er ikke alltid bedre. En vanskelig beslutning kan trenge en begrunnelse, et komplisert tema kan kreve flere eksempler, og en beskjed som påvirker mennesker sterkt, fortjener ofte mer enn tre effektive setninger. Teksten er lang nok når mottakeren har det hen trenger, og kort nok når resten er borte.

Neste gang en tekst føles tung, kan kommaene vente litt. Finn jobben, rydd innholdet og flytt poenget fram. Da blir det også lettere å se hvilke ord du faktisk trenger.

Neste: Slik skriver du en god epost