Du åpner PowerPoint. Det første lysbildet får en tittel. Det andre heter «Bakgrunn». Så kommer litt historikk, noen mål, kanskje en modell og et organisasjonskart. Du finner en graf som virker viktig, kopierer inn noen punkter fra rapporten og legger til et bilde fordi høyresiden ser litt tom ut. Etter en stund har du 27 lysbilder og begynner å lure på hvordan du skal få alt ned til tjue minutter.
Det er en vanlig måte å lage presentasjoner på. Det er også å begynne i feil ende.
En god presentasjon starter ikke med lysbildene. Den starter med hva du vil at menneskene i rommet skal forstå, huske eller gjøre når du er ferdig.
Finn ut hvilken jobb presentasjonen skal gjøre
Før du åpner PowerPoint, Keynote eller hva du bruker, bør du kunne svare på ett spørsmål:
Hvorfor skal disse menneskene høre på meg?
Kanskje du skal forklare et resultat, få støtte til en idé, lære bort noe, be om en beslutning, presentere et prosjekt eller skape en diskusjon. Det er forskjellige oppgaver, selv om temaet kan være det samme.
Hvis ledergruppen skal beslutte om prosjektet får mer penger, trenger de ikke den samme presentasjonen som kollegene dine trenger når de skal lære hvordan prosjektet fungerer. Ledergruppen trenger kanskje å forstå hva dere har oppnådd, hvorfor dere står fast og hva dere ber om. Kollegene trenger å forstå hvordan arbeidet skal gjøres.
Prøv derfor å fullføre denne setningen før du lager det første lysbildet:
«Når presentasjonen er ferdig, vil jeg at publikum skal …»
Det kan være:
- forstå hvorfor prosjektet er forsinket
- se hvorfor dette problemet bør prioriteres
- kunne bruke metoden selv
- ta stilling til tre alternativer
- godkjenne neste fase
- ønske et nytt møte
Hvis du ikke klarer å fullføre setningen, er problemet foreløpig ikke presentasjonen. Da trenger du å finne ut hva du egentlig vil si.
Bestem hva publikum skal sitte igjen med
Tenk deg at noen fra publikum blir spurt om presentasjonen dagen etter. Hva håper du de svarer?
«Hun presenterte prosjektstatus» er et tema.
«Prosjektet blir tre måneder forsinket, men vi kan holde sluttdatoen hvis vi endrer leveranseplanen» er et budskap.
Du kan ha flere poenger i en presentasjon, men de bør hjelpe publikum mot den samme forståelsen. Hvis du har sju hovedbudskap, har du sannsynligvis en liste med sju ting du gjerne vil nevne. Det er ikke helt det samme.
Skriv hovedpoenget som én fullstendig setning. Ikke skriv «resultater», «ny strategi» eller «status for prosjektet». Skriv det du faktisk mener om resultatene, strategien eller prosjektet.
Denne setningen blir ikke nødvendigvis sagt ordrett i presentasjonen. Den skal først og fremst hjelpe deg med å velge. Noe forklarer hovedpoenget. Noe dokumenterer det. Noe gjør konsekvensene tydelige. Resten kan kanskje vente.
[ILLUSTRASJON: En enkel vei med tre felt. «Publikum før presentasjonen» til venstre, «Det de trenger å møte underveis» i midten og «Det de skal forstå, huske eller gjøre» til høyre.]
Tenk på publikum før du velger innhold
Du kjenner kanskje prosjektet bedre enn noen andre i rommet. Det betyr ikke at presentasjonen bør følge måten kunnskapen er organisert i hodet ditt.
Spør heller:
- Hva vet publikum allerede?
- Hva må de forstå før hovedpoenget gir mening?
- Hva er de opptatt av?
- Hva kan de være skeptiske til?
- Hvilke spørsmål kommer de sannsynligvis til å stille?
- Hva trenger de ikke å vite akkurat nå?
Det siste spørsmålet er undervurdert.
Hvis du har arbeidet med et prosjekt i to år, kan organiseringen, metodikken og prosessen føles svært viktig. For en leder som skal vurdere om prosjektet skal få mer penger, kan tre andre spørsmål være viktigere: Hva har dere oppnådd? Hva er problemet nå? Hva trenger dere fra oss?
Det betyr ikke at du skal skjule metode, risiko eller usikkerhet. Det betyr at du velger informasjon ut fra oppgaven publikum har. En presentasjon er ikke en offentlig framvisning av alt du vet.
Hvis du merker at du stadig må forklare mer fordi publikum «ikke kjenner saken godt nok», kan det være nyttig å arbeide mer systematisk med å forstå den andre.
Bygg presentasjonen før du lager lysbildene
Legg PowerPoint til side litt til. Programmet er svært behjelpelig med å gi deg bokser før du vet hva som skal stå i dem. Det er omtrent som å kjøpe tjue flytteesker og deretter lete etter ting å fylle dem med.
Skriv hovedpoenget og de viktigste delene på papir, i et dokument eller på lapper. Velg et format der det er enkelt å flytte, slå sammen og fjerne.
Tenk på presentasjonen som en vei. Hvor står publikum når du begynner? Hvor skal de være når du er ferdig? Hva trenger de å møte underveis for å komme dit?
Hvis du skal presentere en idé for ledelsen, kan veien se slik ut:
- Her er problemet vi har.
- Dette er hva problemet fører til.
- Her er løsningen vi foreslår.
- Dette vet vi om kostnader og mulige gevinster.
- Dette er risikoen og usikkerheten.
- Dette trenger vi en beslutning om.
Det er allerede en presentasjon. Nå kan du vurdere hvilke deler som trenger et lysbilde.
En annen presentasjon kan trenge en annen vei. Skal du lære bort en metode, kan du begynne med situasjonen metoden løser, vise hvordan den fungerer, demonstrere den og la publikum prøve. Skal du presentere forskning, kan du begynne med spørsmålet, vise hva dere gjorde, hva dere fant og hvorfor funnet betyr noe.
Det finnes ingen disposisjon som passer til alt. Rekkefølgen må følge spørsmålene som oppstår hos publikum. Artikkelen Slik bygger du budskapet i riktig rekkefølge går grundigere inn i dette.
Start der saken blir relevant
«Først skal jeg si litt om bakgrunnen.»
Det kan være riktig. Det har også blitt en slags kollektiv presentasjonsrefleks.
Tenk deg at du sitter i en ledergruppe og skal høre om et prosjekt som har problemer. Presentasjonen begynner med når prosjektet ble etablert, hvem som sitter i styringsgruppen, hva mandatet sier og hvilke arbeidspakker prosjektet består av. På lysbilde ni kommer setningen:
«Vi ligger fire måneder etter planen.»
Det var kanskje informasjon du kunne brukt litt tidligere.
Du kan i stedet begynne slik:
«Vi ligger fire måneder etter planen. I dag skal jeg forklare hvorfor, hva det betyr og hvilke to alternativer vi har.»
Nå vet publikum hvorfor de skal høre på resten. Bakgrunnen kan fortsatt komme, men den har fått en jobb å gjøre.
En åpning trenger heller ikke være spektakulær. Du behøver ikke starte med et berømt sitat, en historie fra barndommen eller et sjokkerende tall du fant på Google kvelden før. Begynn med saken når saken er interessant nok.
Noen ganger bør du begynne med hvorfor
Simon Sineks modell Golden Circle består av tre spørsmål:
- Why: Hvorfor betyr dette noe?
- How: Hvordan arbeider dere, eller hvilke prinsipper bygger løsningen på?
- What: Hva gjør, tilbyr eller foreslår dere konkret?
Modellen er relevant fordi mange presentasjoner begynner med «what». Vi presenterer produktet, prosjektet, aktivitetene eller funksjonene og håper at publikum etter hvert oppdager hvorfor dette angår dem.
Golden Circle kan hjelpe deg med å snu på dette. Hvis du skal presentere en ny tjeneste, kan du først vise problemet den løser, deretter prinsippet bak løsningen og til slutt hvordan tjenesten faktisk fungerer.
Det betyr ikke at alle presentasjoner bør bygges slavisk som why, how og what. Skal ledelsen ta stilling til en budsjettsprekk, kan det være klokere å begynne med situasjonen og beslutningen som må tas. Skal du lære noen å bruke et verktøy, kan et konkret eksempel være en bedre inngang.
Bruk modellen som et spørsmål, ikke som liturgi:
Har publikum fått en grunn til å bry seg før jeg gir dem alle detaljene?
[ILLUSTRASJON: Golden Circle med tre konsentriske sirkler. WHY innerst, HOW i midten og WHAT ytterst. Ved siden av: «Nyttig når publikum først trenger å forstå hvorfor saken betyr noe. Ikke en fast disposisjon for alle presentasjoner.»]
Gi publikum en vei de kan følge
En god presentasjon gjør det mulig å forstå hvor man er, og hvorfor det som kommer nå følger etter det som kom før.
Du trenger ikke nødvendigvis vise en agenda med seks punkter. Noen ganger er det nyttig. Andre ganger er det bare et ekstra lysbilde publikum må sitte gjennom før presentasjonen begynner.
Strukturen kan ligge i selve bevegelsen:
Vi har et problem. Her er hvorfor det oppstår. Dette har vi prøvd. Her er hva vi fant. Det gir oss tre muligheter. Dette anbefaler vi.
Hvis du stadig må si «nå skal jeg hoppe litt tilbake» eller «dette kommer jeg tilbake til senere», kan rekkefølgen trenge arbeid. Publikum bør bruke kapasiteten på å forstå saken, ikke på å rekonstruere disposisjonen din.
Overgangene mellom delene er derfor viktige. Du kan for eksempel si:
«Nå vet vi hvorfor problemet oppstår. Spørsmålet er hva vi kan gjøre med det.»
Den setningen avslutter én del, viser sammenhengen og åpner den neste. Den gjør mer nytte enn et lysbilde med ordet «Løsning» skrevet midt på.
La hvert lysbilde gjøre én tydelig jobb
Når du først åpner PowerPoint, bør hvert lysbilde ha en grunn til å eksistere.
Det kan vise noe som er vanskelig å forklare muntlig, som en graf, en modell, et bilde, et kart, et eksempel eller en sammenligning. Det kan også holde fast et viktig poeng mens du snakker om det.
Problemet oppstår når lysbildet bare er manuskriptet ditt projisert på veggen. Hvis hele forklaringen står på skjermen, får publikum to konkurrerende oppgaver: lese teksten og høre på deg. Skjermen pleier å vinne. Den mister sjelden tråden og sier nesten aldri «eh».
Forskning på multimedial læring peker mot et enkelt prinsipp: Materiale som ikke hjelper publikum å forstå hovedsaken, kan stjele oppmerksomhet fra det som faktisk betyr noe. Bilder, tekst og pynt er derfor ikke gratis bare fordi det finnes ledig plass.
Spør om hvert lysbilde:
Hva skal publikum få her som de ikke får like godt ved bare å høre på meg?
Hvis svaret er «ingenting», trenger du kanskje ikke lysbildet. Du kan lese mer om arbeidsdelingen mellom deg og skjermen i Hvordan bruker du PowerPoint godt?.
La overskriften si hva lysbildet viser
Mange lysbilder har overskrifter som «Resultater», «Utvikling», «Brukerundersøkelse» eller «Økonomi». De forteller hvilket tema lysbildet handler om. De forteller ikke hva publikum skal oppdage.
En nyttig arbeidsmåte er å bygge lysbildet som påstand og belegg. Overskriften sier poenget. Grafen, bildet, eksempelet eller tallene under viser hvorfor publikum bør tro på det.
| Temaoverskrift | Overskrift som sier poenget |
|---|---|
| Kundetilfredshet | Kundetilfredsheten har falt tre år på rad |
| Brukerundersøkelse | Nye ansatte bruker dobbelt så lang tid på registreringen |
| Økonomi | Alternativ B koster mer nå, men er billigst etter to år |
| Prosjektstatus | Forsinkelsen kan tas inn uten å flytte sluttdatoen |
Den andre kolonnen hjelper både publikum og deg. Publikum vet hva de skal se etter, og du oppdager raskere om lysbildet egentlig mangler et poeng.
Det betyr ikke at alle overskrifter må være bastante konklusjoner. Hvis resultatene er usikre, skal overskriften vise det. «Tallene tyder på at ventetiden har gått ned» er bedre enn å late som bevisene er sikrere enn de er.
Vis tall slik at de betyr noe
Et tall blir ikke automatisk forståelig fordi det står med stor skrift midt på et lysbilde.
«37 %»
Greit. Av hva? Er det mye? Har det økt? Sammenlignet med hva?
Hvis tallet er viktig, hjelp publikum å forstå betydningen:
«37 prosent av kundene avbryter bestillingen før betaling.»
Noen ganger kan det gjøres enda mer konkret:
«Nesten fire av ti kunder forsvinner før betaling.»
Hvis utviklingen over tid er poenget, vis utviklingen. Hvis forskjellen mellom to grupper betyr noe, vis forskjellen. Hvis ett tall er viktig og de 47 andre bare dokumenterer analysen, bør de 47 kanskje ligge i et vedlegg.
Ikke vis en tett tabell og si «som dere ser». De ser mye. Hjelp dem å se det du mener er viktig.
Du trenger ikke et lysbilde hele tiden
Skjermen kan bli en sikkerhetsduk. Hvis det ikke står noe der, føles det som om presentasjonen har stoppet.
Det har den ikke.
Noen ganger er det bedre å la skjermen være tom og snakke direkte til publikum. Det kan være når du stiller et spørsmål, forteller en kort historie, forklarer en vanskelig del av saken eller inviterer til diskusjon.
Publikum trenger ikke kontinuerlig visuell stimulering. De er voksne mennesker. De tåler noen sekunder uten et ikon.
Øv på veien, ikke bare formuleringene
Mange øver godt på åpningen og håper at resten ordner seg når de først har fått opp dampen. Problemene kommer gjerne i overgangene. Hvordan går du fra problemet til analysen, fra analysen til løsningen og fra løsningen til anbefalingen?
Øv derfor høyt, ikke bare inni hodet. Når du hører presentasjonen, oppdager du setninger som er vanskelige å si, forklaringer som tar for lang tid og overganger som bare eksisterte i fantasien.
Du trenger ikke memorere hvert ord. Da risikerer du å bruke mer oppmerksomhet på å huske riktig setning enn på å være til stede i rommet. Lær heller:
- hvor du begynner
- hvilke hoveddeler presentasjonen består av
- hvorfor én del følger den neste
- hvor du skal avslutte
- hva du kan kutte hvis tiden blir kortere
Ta tiden mens du øver. Hvis du har tjue minutter, må presentasjonen være laget for tjue minutter. En presentasjon på 35 minutter blir ikke en tjue minutters presentasjon fordi du planlegger å «gå litt fort gjennom noen slides». Det blir vanligvis bare en rolig innledning og en hektisk avslutning, som er en temmelig upraktisk måte å prioritere på.
Sjekk om publikum fortsatt er med
En presentasjon foregår i et rom med andre mennesker. Det høres banalt ut, men det er lett å glemme når du har brukt tre dager på lysbildene.
Se etter tegn på om publikum følger sammenhengen. Stans ved viktige overganger. Still spørsmål som gir mer informasjon enn «Er alle med?»
Du kan spørre:
«Hva virker mest uklart så langt?»
«Hvilket av disse alternativene mener dere vi bør undersøke videre?»
«Hva vil dette bety i deres del av organisasjonen?»
I en undervisningspresentasjon kan du be noen bruke det du nettopp har forklart på et enkelt eksempel. Da undersøker du om forklaringen faktisk kan brukes, ikke bare om folk er høflige nok til å nikke.
Avslutt med det som skal skje videre
En presentasjon slutter ikke nødvendigvis godt fordi det siste lysbildet sier «Takk for meg».
Avslutningen bør hjelpe publikum å se hvor dere kom. Hva var hovedpoenget? Hva betyr det? Hva skal skje nå?
Hvis du ber om en beslutning, gjør beslutningen tydelig:
«Vi anbefaler alternativ B. I dag trenger vi en beslutning om vi skal gå videre med det.»
Hvis målet var å lære bort noe, kan du vende tilbake til oppgaven du begynte med:
«Dere har nå brukt metoden på ett eksempel. Neste steg er å prøve den på en reell sak fra egen arbeidshverdag.»
Ikke introduser tre nye poenger i avslutningen fordi du oppdaget at du hadde glemt dem. Land det du allerede har bygget.
Prøv dette før du åpner PowerPoint
Ta fram et blankt ark og bruk ti minutter på disse fire oppgavene:
- Fullfør setningen: «Når presentasjonen er ferdig, vil jeg at publikum skal …»
- Skriv hovedpoenget som én fullstendig setning.
- Skriv tre til seks spørsmål publikum trenger svar på for å komme fram til dette poenget.
- Sett spørsmålene i den rekkefølgen det er naturlig at de oppstår.
Fortell deretter presentasjonen muntlig til en kollega uten lysbilder. Be kollegaen svare på tre spørsmål:
- Hva oppfattet du som hovedpoenget?
- Hvor mistet du sammenhengen?
- Hva savnet du for å kunne forstå eller ta stilling?
Svarene forteller deg mer om presentasjonen enn en halvtime brukt på å flytte logoen tre millimeter mot venstre.
Før du presenterer
Når presentasjonen er ferdig, kan du gå gjennom den én siste gang uten å finpusse designet. Spør:
- Vet jeg hva publikum skal forstå, huske eller gjøre?
- Kommer hovedsaken tidlig nok?
- Bygger presentasjonen fra det publikum vet, til det de trenger å forstå?
- Har hver del en tydelig forbindelse til den neste?
- Har hvert lysbilde en jobb?
- Sier overskriftene hva lysbildene faktisk viser?
- Kan noe fjernes uten at forståelsen blir dårligere?
- Vet jeg hva jeg kutter hvis jeg får fem minutter mindre?
- Er beslutningen eller neste steg tydelig?
- Kan jeg forklare hovedsaken hvis PowerPoint slutter å virke?
Hvis svaret på det siste spørsmålet er ja, har du sannsynligvis laget en presentasjon.
Ikke bare en fil.
Noen ganger får du imidlertid ikke tjue minutter. Du får fem, kanskje to. Kanskje du møter personen du trenger å overbevise på vei mellom to møter og har tiden det tar å gå opp en trapp.
Da blir prioriteringen enda hardere.
Neste: Slik lager du en god pitch
