Slik forklarer du noe komplisert enkelt

Det er en egen type uro som oppstår når noen begynner en forklaring med «det er egentlig ganske enkelt». Som regel følger det noe som ikke er ganske enkelt, gjerne ledsaget av en modell med 37 bokser og en pil som tilsynelatende går begge veier.

Problemet er sjelden at personen prøver å gjøre seg vanskelig. Ofte er det motsatt. Hen kjenner stoffet så godt at mye av det som en gang måtte læres, nå føles selvfølgelig. Mellomregningene har forsvunnet. Fagordene har blitt vanlige ord. Sammenhenger som tok måneder eller år å forstå, oppleves som et naturlig sted å begynne.

Så begynner forklaringen der eksperten befinner seg. Mottakeren står et annet sted.

Å forklare noe komplisert enkelt krever derfor mer enn å bytte ut lange ord med korte. Du må finne ut hva den andre trenger for å bygge en brukbar forståelse av saken. Det betyr å velge et tydelig mål, finne et felles startpunkt, gi mottakeren en grunnmodell og legge på detaljer i en rekkefølge som er mulig å følge.

Bestem hva forklaringen skal gjøre

Når du kan mye om et tema, er det fristende å begynne med alt du vet. Du vil gi bakgrunn, definere begrepene, ta forbeholdene og sørge for at ingen viktige detaljer mangler. Det kan være faglig grundig og pedagogisk håpløst.

Tenk deg at noen spør hvorfor strømprisen varierer. Du kan begynne med kraftmarkedet, produksjonskapasitet, overføringsforbindelser, hydrologisk balanse, marginalprising og europeiske energimarkeder. Alt kan være relevant. Men kanskje personen egentlig lurer på hvorfor strømmen koster mer klokken seks om ettermiddagen enn klokken tre om natta.

Da bør forklaringen begynne der.

Før du forklarer, fullfør setningen: «Etter denne forklaringen skal den andre kunne …»

Det siste ordet er viktig. «Forstå strømpriser» er så stort at det knapt hjelper deg å velge noe som helst. «Forklare hvorfor prisen kan stige når mange bruker strøm samtidig» gir deg en langt tydeligere jobb. I andre situasjoner kan målet være at mottakeren skal kunne ta en beslutning, utføre en oppgave, se en sammenheng eller stille et bedre spørsmål.

Hvis du selv er usikker på hva som skal sitte igjen, bør du først finne ut hva du egentlig vil si. En forklaring blir sjelden tydeligere enn tanken den er bygget rundt.

Begynn der den andre står

En forklaring fungerer når den nye kunnskapen kan kobles til noe mottakeren allerede forstår. Hvis jeg skal forklare renter til en økonom, kan jeg bruke begreper som ville gjort en tiåring fullstendig fortapt. Skal jeg forklare det samme til tiåringen, trenger jeg et annet startpunkt. Fenomenet har ikke forandret seg. Utgangspunktet har.

Det vanskelige er å oppdage hva du selv tar for gitt. Når du har arbeidet lenge med et fag, slutter du å se kunnskapen som ligger mellom A og B. Du bare går dit. Forskere kaller dette blant annet ekspertblindhet eller kunnskapens forbannelse: Det vi selv vet, påvirker hvor mye vi tror andre vet, også når vi prøver å ta høyde for forskjellen.

Mottakeren trenger kanskje trappa du ikke lenger legger merke til.

Du trenger ikke kartlegge hele utdanningshistorien til den du snakker med. Ofte holder det å undersøke tre ting: Hva vet personen allerede? Hvilke begreper kjenner hen? Hva prøver personen å få til med forklaringen? Hvis du er usikker, kan du spørre. «Hva kjenner du til om dette fra før?» er ofte mer nyttig enn en fem minutters innledning ingen trengte.

Å forestille seg mottakerens ståsted er et godt utgangspunkt, men fantasien din er fortsatt bare en antakelse. I artikkelen Forstå den andre kan du lese mer om hvordan du skiller mellom det du vet om mottakeren og det du bare tror.

Gi mottakeren en grunnmodell

Når stoffet er komplisert, trenger mottakeren først en enkel sammenheng å plassere detaljene i. Uten en slik grunnmodell blir hver ny opplysning enda en løs del som må holdes i hodet mens personen prøver å finne ut hvordan delene henger sammen.

Tenk på et kart. Skal du vise noen veien fra Trondheim til Bergen, begynner du ikke med alle avkjørsler, bensinstasjoner, tuneller og kommunale grenser langs ruta. Du viser først hovedveien. Deretter kan du zoome inn på steder der personen faktisk må velge retning.

Forklaringer fungerer på samme måte. Grunnmodellen skal ikke romme alt. Den skal gjøre det mulig å forstå det neste.

For strømprisen kan en første modell være: «Strøm må produseres samtidig som vi bruker den. Når mange trenger strøm og tilgangen er begrenset, blir det dyrere å skaffe den siste strømmen markedet trenger.» Denne forklaringen er ikke hele kraftmarkedet. Den gir mottakeren en sammenheng som senere detaljer kan kobles til.

[ILLUSTRASJON: Forklaringstrappa. Fem trinn merket «Hva skal forstås?», «Hva vet mottakeren?», «Hva er grunnmodellen?», «Hvilken detalj trengs nå?» og «Kan mottakeren bruke forklaringen?». Ved siden av står eksperten øverst i trappa med alle detaljene, mens mottakeren begynner nederst. Minimalistisk uttrykk i svart, offwhite og oransje.]

Fordel kompleksiteten

En vanlig feil er å tro at alt må forklares før mottakeren kan begynne å forstå noe. Resultatet blir gjerne en lang innledning full av definisjoner, bakgrunn og forbehold. Hver enkelt opplysning kan være riktig, men mottakeren må holde for mange ubundne deler i hodet samtidig.

Tenk deg at du skal lære noen et nytt kortspill. Du kan forklare målet, alle reglene, spesialkortene, poengsystemet og unntakene før dere begynner. Etter fire minutter sitter personen kanskje med tretten kort og en vag mistanke om at noe viktig skulle skje med knekten.

En bedre inngang er å forklare målet og hva man gjør på en vanlig tur. Så begynner dere. Spesialreglene kommer når de blir relevante. Du har ikke fjernet kompleksiteten. Du har fordelt den.

Det samme kan du gjøre når du forklarer et system, en teori eller en beslutning. Begynn med den minste sammenhengen mottakeren trenger. Legg til ett nødvendig mellomtrinn. Sjekk hva personen får ut av det. Fortsett derfra. Hvis selve rekkefølgen er problemet, kan du arbeide videre med hvordan du bygger budskapet i riktig rekkefølge.

Gjør det abstrakte synlig

Abstrakte ord kan romme mye mening. Det er nyttig når begge kjenner innholdet, men ganske krevende når mottakeren ikke gjør det. Tenk på setningen: «Tiltaket skal bidra til økt organisatorisk robusthet.» Den kan bety noe viktig. Problemet er at mottakeren må pakke ut hele kofferten selv.

Hva skal organisasjonen faktisk bli bedre til?

Kanskje du mener: «Målet er at organisasjonen fortsatt skal kunne løse de viktigste oppgavene hvis strømmen forsvinner, IT-systemene går ned eller mange ansatte blir borte samtidig.»

Nå finnes det noe å se for seg. Du har ikke nødvendigvis erstattet begrepet «organisatorisk robusthet». Du har gitt det innhold.

Det samme gjelder fagord. «Unngå fagord» er et godt råd helt til fagordet faktisk er det riktige ordet. Noen begreper finnes fordi de beskriver noe presist. Hvis du erstatter dem med lange og omtrentlige formuleringer hver gang, kan forklaringen bli både tyngre og mindre riktig.

Du trenger ikke fjerne ordet «inflasjon» fordi mottakeren ikke kjenner det. Du kan forklare det: «Inflasjon betyr at prisnivået generelt stiger over tid. Det betyr ikke bare at én vare blir dyrere, men at pengene dine i gjennomsnitt kjøper mindre enn før.»

Nå har mottakeren fått både begrepet og noe å henge det på. Problemet var aldri at ordet var faglig. Problemet oppstår når du bruker det som om alle allerede vet hva det betyr.

Bruk eksempler som viser mekanismen

Et godt eksempel kan gjøre på noen sekunder det en definisjon bruker et helt avsnitt på. Hvis jeg sier at mennesker tolker kommunikasjon ut fra sammenhengen, er det en påstand. Hvis jeg viser forskjellen mellom «Kom inn på kontoret mitt» fra en kollega og den samme setningen fra sjefen, blir poenget lettere å gripe.

Eksemplet gir tanken noe konkret å feste seg i. Det bør samtidig ligne nok på fenomenet til at mottakeren ser riktig sammenheng. En fargerik historie som blir husket uten poenget den skulle forklare, har egentlig stukket av med hele forestillingen.

Spør derfor: Hva skal dette eksemplet gjøre synlig? Hvis du ikke har et tydelig svar, trenger du antakelig ikke eksemplet.

Det er også nyttig å bruke flere eksempler når mottakeren skal forstå et prinsipp som gjelder i ulike situasjoner. Ett eksempel kan fort bli oppfattet som selve regelen. Viser du både hvordan «robusthet» kan handle om strømbrudd, IT-feil og mangel på ansatte, blir det lettere å se hva tilfellene har felles.

Bruk analogier, men vis hvor de sprekker

Noen ganger finnes det ikke et enkelt eksempel som gjør jobben. Da kan en analogi hjelpe. Du forklarer noe ukjent ved å sammenligne det med noe kjent. Et datanettverk kan sammenlignes med et veinett. Blodårer kan sammenlignes med rør. Arbeidsminnet kan beskrives som en begrenset arbeidsflate der du bare får plass til noen få ting om gangen.

En god analogi overfører en relevant sammenheng fra det kjente til det ukjente. Hvis trafikken stopper når for mange biler skal gjennom den samme flaskehalsen, kan det hjelpe mottakeren å forstå hvorfor kapasiteten i et nettverk betyr noe. Fargen på bilene forteller derimot ikke særlig mye om datapakkene.

Alle analogier har et punkt der de slutter å virke. Et datanettverk er ikke et veinett. Blodårer er ikke vannrør, og hjernen er ikke en datamaskin selv om den sammenligningen har fått overraskende godt feste.

Når presisjon betyr noe, kan du derfor si: «Sammenligningen hjelper oss å forstå dette, men den passer ikke når …» Da får mottakeren en bro uten å bli fortalt at broen er hele landskapet.

Forenkling er ikke det samme som forflatning

En enkel forklaring trenger ikke være en fullstendig forklaring. Du kan gi mottakeren en grunnmodell først og legge på detaljer, unntak og nyanser når de blir nødvendige. Å utelate noe er ikke automatisk å forvrenge. Det kan være det som gjør forståelse mulig.

Likevel finnes det en grense. Hvis du fjerner et forbehold som endrer konklusjonen, gjør en sannsynlighet om til en sikkerhet eller presenterer én mulig årsak som hele forklaringen, har du ikke bare forenklet. Du har gjort saken glattere enn den er.

Forenkling	Forflatning
Beholder den bærende sammenhengen	Fjerner noe som endrer meningen
Lar detaljer vente	Later som detaljene ikke finnes
Forklarer hva modellen kan brukes til	Presenterer modellen som hele virkeligheten
Beholder avgjørende usikkerhet	Gjør «kan» om til «vil»
Åpner for mer presisjon senere	Gjør senere nyanser til en motsigelse

Kartet er fortsatt et nyttig bilde. Et veikart trenger ikke vise hver sti, bygning og kumlokk for å være riktig til sitt bruk. Problemet oppstår hvis kartet fjerner en stengt bro og sender deg rett ut i elva. Da er det liten trøst i at designet var ryddig.

Slik kan en forklaring bygges lag for lag

La oss gå tilbake til spørsmålet om hvorfor strømmen kan være dyrere klokken seks om ettermiddagen enn klokken tre om natta. En tung forklaring kan begynne slik:

Prisfastsettelsen skjer gjennom markedsbasert budgivning der marginalproduksjonen, overføringskapasiteten og den hydrologiske balansen påvirker prisdannelsen i de ulike budområdene.

Setningen kan være faglig forsvarlig, men den ber mottakeren forstå flere nye begreper før hen har fått svar på det enkle spørsmålet. En forklaring bygget i lag kan se slik ut:

Klokken seks bruker mange mennesker strøm samtidig. Når etterspørselen øker, må det noen ganger tas i bruk dyrere produksjon for å dekke behovet. Prisen settes ut fra den dyreste strømmen som trengs for å få tilbud og etterspørsel til å møtes. Derfor kan prisen bli høyere på ettermiddagen enn om natta. Hvor stor forskjellen blir, påvirkes blant annet av været, hvor mye kraft som er tilgjengelig og hvor mye strøm nettet kan frakte mellom områder.

Første setning kobler forklaringen til noe mottakeren kjenner: Mange lager middag, varmer opp huset og bruker elektrisk utstyr samtidig. Deretter kommer den bærende sammenhengen mellom etterspørsel, tilgjengelig produksjon og pris. Først når denne modellen er på plass, kommer faktorene som gjør virkeligheten mer sammensatt.

Forklaringen dekker fortsatt ikke hele kraftmarkedet. Den prøver heller ikke på det. Den svarer på spørsmålet og gjør mottakeren bedre rustet til å stille det neste.

Sjekk hva den andre kan gjøre med forklaringen

Det er lett å avslutte med «skjønner du?» og få et ja. Det kan bety at personen forsto. Det kan også bety «jeg tror det», «jeg har forstått nok», «jeg vil helst ikke virke dum» eller «kan vi være så snill å gå videre nå».

Hvis forståelsen betyr noe, trenger du bedre informasjon. Be personen bruke forklaringen:

«Hvordan ville du forklart dette til en kollega?»

«Hva tror du skjer hvis denne delen endrer seg?»

«Hva betyr dette for det du skal gjøre videre?»

Du prøver ikke å ta den andre i en prøve. Du undersøker hvor godt du har forklart. Dette ligner metoden som kalles teach-back, opprinnelig brukt mye i helsetjenesten: Mottakeren gjenforteller informasjonen med egne ord eller viser hva hen skal gjøre. Hvis noe mangler, forklarer du den delen på en annen måte og undersøker på nytt.

Vent heller ikke nødvendigvis til slutten. Ved krevende stoff kan du ta en liten del, sjekke hva som landet og deretter gå videre. Det er langt lettere å finne igjen stedet der dere mistet hverandre enn å oppdage etter tjue minutter at dere tok forskjellige veier ved første veikryss. Du kan lese mer om slike kontrollspørsmål i Hvordan vet du om den andre har forstått?.

Prøv selv: Bygg om én virkelig forklaring

Velg noe du faktisk må forklare til noen. Det kan være en endring på jobben, et faglig begrep, en arbeidsoppgave eller hvorfor familien trenger enda en ny regel for hvor ladekablene skal ligge.

1. Skriv én setning om hva mottakeren skal kunne forstå, forklare, vurdere eller gjøre etterpå.

2. Skriv ned hva personen sannsynligvis vet fra før. Marker det du bare antar.

3. Lag en grunnmodell på to eller tre setninger uten å ta med unntakene ennå.

4. Velg ett konkret eksempel som viser hvordan sammenhengen virker.

5. Finn det viktigste forbeholdet. Spør om det må være med nå, eller om det kan komme etter at grunnmodellen er forstått.

6. Prøv forklaringen på en virkelig person. Be hen gjenfortelle poenget, bruke det på et nytt tilfelle eller si hva hen fortsatt lurer på.

7. Juster stedet der forståelsen stoppet. Ikke puss automatisk på hele forklaringen hvis problemet bare ligger i ett manglende mellomtrinn.

[ARBEIDSARK: «Bygg forklaringen». Fem felt med overskriftene «Dette skal mottakeren kunne», «Dette vet mottakeren allerede», «Min grunnmodell», «Eksemplet som viser sammenhengen» og «Dette oppdaget jeg da jeg prøvde forklaringen».]

En enkel forklaring krever at du vet hva som bærer tanken, hvilke begreper som må beholdes og hvilke detaljer som kan vente. Den krever også at du tåler at mottakeren viser deg hvor forklaringen din ikke holdt.

Neste gang kan du derfor begynne med tre spørsmål: Hva skal den andre kunne etterpå? Hva har vi allerede felles? Hva er det minste jeg må forklare nå for at neste del skal gi mening?

Så begynner du der. Ikke på side 47, selv om du har bodd der så lenge at du har begynt å få post.

Neste: Slik bygger du budskapet i riktig rekkefølge

Kilder og faglig grunnlag

Forskningen til Jonathan G. Tullis og Brennen Feder viser hvordan egen kunnskap påvirker vurderingene våre av hva andre vet: The “curse of knowledge” when predicting others’ knowledge.

John Swellers arbeid om kognitiv belastning beskriver hvordan krevende bearbeiding kan oppta kapasitet som ellers kunne vært brukt til å bygge forståelse: Cognitive Load During Problem Solving: Effects on Learning.

Dedre Gentners teori om strukturkartlegging forklarer hvordan analogier lar oss overføre relasjoner fra et kjent område til et ukjent: Structure-Mapping: A Theoretical Framework for Analogy.

Agency for Healthcare Research and Quality beskriver teach-back, gjenfortelling med egne ord og «chunk and check» som metoder for å undersøke forståelse underveis: Use the Teach-Back Method.

Digital.gov samler offentlige retningslinjer for å skrive, utforme og teste innhold slik at en bestemt mottakergruppe kan forstå det: Plain language guide series.