Du har funnet ut hva du vil si. Du kjenner mottakeren og har ryddet bort det som ikke trenger å være med. Likevel er forklaringen vanskelig å følge. Alle delene er der, men de ligger omtrent som innholdet i en kjøkkenskuff etter at noen har lett etter en batterilader.
Problemet kan være rekkefølgen.
Vi tenker gjerne på kommunikasjon som et spørsmål om innhold. Har jeg fått med det viktigste? Er opplysningene riktige? Mangler det noe? Mottakeren møter imidlertid ikke hele innholdet samtidig. Hen møter én opplysning først, en annen etterpå og resten senere. Det første påvirker hvordan det neste blir forstått.
En bunke med riktig informasjon er derfor ikke nødvendigvis en god forklaring. Du må bygge en vei gjennom den.
Rekkefølgen er en del av budskapet
Før du arbeider med strukturen, bør du vite hva du egentlig vil si. Uten et tydelig hovedbudskap blir rekkefølgen fort en penere måte å stable alt du vet på. Når hovedsaken er klar, kan du stille et bedre spørsmål: Hva trenger mottakeren først for at resten skal gi mening?
Mange presentasjoner begynner omtrent slik:
«Først litt bakgrunn.»
Det virker fornuftig. Mottakeren trenger jo sammenhengen. Så kommer historikken, mandatet, prosjektorganiseringen, metoden og prosessen fram til i dag. Etter ti minutter nærmer vi oss kanskje grunnen til at noen samlet folk i rommet.
Bakgrunnen kan være relevant uten å fortjene førsteplassen.
Tenk deg at du skal fortelle ledelsen at et prosjekt blir tre måneder forsinket. Du kan begynne med hvordan prosjektet startet, hva dere har gjort siden januar og hvilke utfordringer som har oppstått underveis. Da må ledelsen lytte en stund uten å vite hva opplysningene skal brukes til. Du kan også begynne slik:
«Prosjektet blir trolig tre måneder forsinket fordi leveransen vi skulle få i mai, først kommer i august. Vi har tre muligheter for å håndtere det.»
Nå vet mottakeren hvorfor resten er relevant. Bakgrunnen har fått en jobb.
Det betyr ikke at konklusjonen alltid skal stå først. En vanskelig beskjed kan kreve sammenheng og omtanke. En teknisk løsning kan være meningsløs før problemet er synlig. I en salgssamtale kan det være klokere å begynne med spørsmål enn med et ferdig svar. Rekkefølgen må passe både saken, situasjonen og mennesket du snakker med. Derfor henger struktur tett sammen med å forstå den andre.
Tre forskjellige rekkefølger
Det er lett å velge den rekkefølgen som ligger nærmest når du lager innholdet. Problemet er at den ikke nødvendigvis ligger nærmest når noen andre skal forstå det.
[FAKTABOKS: Tre måter å ordne stoff på]
Hendelsesrekkefølge: Du forteller i den rekkefølgen noe skjedde. Først startet prosjektet, så samlet dere inn data, deretter oppdaget dere problemet.
Arbeidsrekkefølge: Du presenterer stoffet i den rekkefølgen det står i rapporten, prosjektplanen, sakspapirene eller PowerPoint-malen.
Forståelsesrekkefølge: Du ordner stoffet etter hva mottakeren trenger for å få tak i hovedsaken og forstå hvert nytt ledd.
Hendelsesrekkefølge passer når selve utviklingen er viktig. Arbeidsrekkefølge kan være riktig i en instruksjon der handlingene må utføres trinn for trinn. Forståelsesrekkefølge er ofte nyttig når du skal forklare, presentere eller argumentere. Poenget er å velge bevisst, fremfor å la mappestrukturen bestemme hvordan et annet menneske skal tenke.
En forsker kan for eksempel ha arbeidet seg fra litteraturgjennomgang via metode og datainnsamling til et overraskende resultat. Publikum trenger ikke nødvendigvis å gjennomføre den samme reisen. Kanskje bør presentasjonen begynne med funnet:
«Tiltaket hadde langt mindre effekt enn vi forventet.»
Da oppstår et naturlig spørsmål: Hvordan fant dere ut det? Metoden har fått en grunn til å komme inn i presentasjonen. Du har ikke tuklet med virkeligheten. Du har skilt mellom rekkefølgen noe skjedde i og rekkefølgen det er mulig å forstå det i.
Følg spørsmålene som oppstår
Når mennesker møter ny informasjon, oppstår det spørsmål underveis. En god struktur svarer gjerne på disse spørsmålene omtrent når mottakeren får dem.
Hvis jeg sier «Vi må flytte arrangementet», vil du sannsynligvis lure på hvorfor. Hvis jeg fortsetter med «Lokalet blir ikke ferdig i tide», har jeg svart på det spørsmålet. Nå vil du kanskje vite hvor arrangementet skal være, om datoen endres eller hva du må gjøre.
Problemer oppstår når vi svarer på spørsmål mottakeren ennå ikke har fått, eller lar et åpenbart spørsmål bli hengende mens vi snakker om noe annet. Det er litt som å fortelle at huset ditt brant ned og bruke de første fem minuttene på å forklare hvor du kjøpte sofaen. Sofaen kan bli relevant. Vi har bare noen spørsmål først.
Du kan bruke denne bevegelsen aktivt når du bygger:
-
Hva forteller jeg nå?
-
Hvilket spørsmål vil dette sannsynligvis skape hos mottakeren?
-
Hva trenger hen for å få svar på det?
-
Hvilket nytt spørsmål oppstår da?
Slik blir strukturen en kjede av behov og svar, fremfor en rekke punkter hentet fra en innholdsfortegnelse.
[ILLUSTRASJON: Et enkelt flytskjema med fem ledd: holdepunkt → spørsmål hos mottakeren → nødvendig svar → nytt spørsmål → hovedbudskap eller handling. Illustrasjonen skal vise at hvert ledd skaper behovet for det neste.]
Bygg fra noe mottakeren allerede har
Ny informasjon trenger et sted å feste seg. Derfor er det ofte nyttig å begynne med noe mottakeren kjenner igjen, før du innfører nye begreper, systemer eller sammenhenger.
Hvis du skal forklare et nytt system på arbeidsplassen, kan du begynne med oppgaven folk allerede gjør:
«I dag registrerer dere den samme informasjonen i to systemer. I det nye systemet registreres den én gang.»
Nå har mottakeren et kjent utgangspunkt. Derfra kan du vise hva som endrer seg, hvorfor det skjer og hva medarbeiderne skal gjøre annerledes. Hvis du i stedet begynner med systemets tekniske oppbygning, må de først finne ut hva løsningen har med deres egen arbeidshverdag å gjøre.
Det samme gjelder faglige begreper. Noen ganger fungerer et eksempel best før definisjonen. Du lar mottakeren kjenne igjen fenomenet og gir det deretter et navn. Andre ganger trenger dere begrepet tidlig for å kunne snakke presist om resten. Å bygge fra kjent til ukjent er et arbeidsprinsipp, ingen naturkraft. Du må fortsatt vurdere hva denne mottakeren faktisk kjenner fra før.
Dette er også kjernen når du skal forklare noe komplisert enkelt. En god forklaring begynner sjelden der eksperten befinner seg etter ti år med faglig arbeid. Den begynner et sted mottakeren kan stå uten å føle at hen kom for sent til første forelesning.
Hold sammenhengen synlig
Hver del bør gjøre noe for delen som følger. Den kan gi nødvendig kunnskap, svare på et spørsmål, vise et problem, dokumentere en påstand eller skape en kontrast. En enkel test er å spørre:
«Hvorfor kommer dette akkurat her?»
Hvis svaret er «fordi det var neste punkt i rapporten», har du kanskje mer arbeid å gjøre.
Tenk på en presentasjon av en ny løsning. Mottakeren må vanligvis forstå hvilket problem løsningen svarer på før en detaljert gjennomgang av funksjonene blir interessant. Deretter kan du vise hvorfor det er grunn til å tro at løsningen vil virke, hvilke begrensninger den har og hva du ønsker skal skje videre. Begynner du med funksjonene, må mottakeren samtidig forsøke å forstå løsningen og gjette hvorfor den angår dem.
Ting som hører sammen, bør også stå nær hverandre. Hvis du forklarer et begrep på side én og ikke bruker det før på side fem, må leseren oppbevare forklaringen i hodet ganske lenge. Det samme skjer når en presentasjon innfører seks modeller før publikum får vite hvilken av dem saken faktisk handler om. Flytt forklaringen nærmere stedet der den trengs.
Forbehold trenger den samme vurderingen. Fagfolk kan være så opptatt av presisjon at hovedregelen forsvinner bak alle unntakene før mottakeren har forstått hva det finnes unntak fra. Noen forbehold må fram tidlig fordi de forandrer hele påstanden. Andre kan vente til hovedsaken står støtt. Presisjon handler også om å plassere informasjon der den blir forstått riktig.
Vis hva som er viktigst
Rekkefølge alene er ikke nok. Mottakeren må også kunne se hierarkiet i stoffet. En presentasjon med 27 lysbilder som ser like viktige ut, overlater prioriteringen til publikum. En tekst med mange mellomtitler på samme nivå kan gjøre det samme.
Du kan hjelpe med enkle formuleringer som «Det viktigste er», «Det er særlig to grunner til dette», «Før vi går videre, må vi skille mellom» og «Dette får én viktig konsekvens». De tilfører lite nytt innhold, men viser hvordan innholdet henger sammen.
Overskrifter, avsnitt, nummerering og lysbilder kan gjøre den samme jobben visuelt. Formen bør vise når du åpner et nytt hovedpunkt, når du utdyper, og når du kommer fram til en konsekvens eller handling. God struktur bør være synlig nok til at mottakeren slipper å løse den som et lite puslespill mens du snakker.
Flytt før du kutter
Når en tekst ikke fungerer, begynner vi gjerne nederst i maskineriet. Vi fjerner ord, forkorter setninger og leter etter enklere formuleringer. Det kan hjelpe, men noen ganger ligger problemet høyere opp.
Prøv å flytte hele avsnitt før du finpusser dem. Hva skjer hvis hovedsaken kommer tidligere? Kan eksemplet stå før forklaringen? Trenger bakgrunnen å ligge samlet, eller kan den komme når den blir relevant? Har du forklart løsningen før leseren har sett problemet?
Det samme gjelder presentasjoner. Før du bruker en halvtime på skrifttypen på lysbilde 14, kan du legge alle lysbildene utover og undersøke rekkefølgen. Hvis du må holde et lite foredrag for å forklare hvorfor lysbilde 14 følger etter lysbilde 13, får publikum sannsynligvis samme problem.
Struktur er redigering før setningsnivået. Når delene står riktig, blir det også lettere å skrive kortere og tydeligere, fordi du ser hvilke opplysninger som gjør en jobb, og hvilke som bare har blitt med fra første utkast.
Prøv selv: Bygg baklengs
Finn fram en tekst, epost eller presentasjon du faktisk skal bruke. Ikke velg et tenkt eksempel. Det er i møte med ekte stoff at du oppdager hvor strukturen knirker.
-
Skriv ned hva mottakeren helst skal forstå, huske eller gjøre etterpå. Hold deg til én til tre setninger.
-
Del innholdet i blokker. Hvert avsnitt, argument, eksempel eller lysbilde får én blokk. Skriv gjerne blokkene på lapper eller flytt dem rundt digitalt.
-
Begynn med slutten og spør: «Hva må mottakeren forstå rett før dette gir mening?» Finn blokken som svarer på spørsmålet. Fortsett bakover til du kommer til noe mottakeren allerede kjenner eller enkelt kan gripe.
-
Les strukturen framover. Noter hvilket spørsmål hver blokk sannsynligvis skaper, og se om neste blokk svarer på det. Flytt det som kommer for tidlig eller for sent.
-
Prøv strukturen på noen som ikke kjenner arbeidet like godt som deg. Be personen fortelle hva hen oppfattet som hovedsaken, og hvor forklaringen ble vanskelig å følge.
Deretter justerer du. Kanskje mangler et mellomledd. Kanskje bakgrunnen kommer for tidlig. Kanskje mottakeren forstår hovedpoenget allerede etter tredje avsnitt, mens teksten fortsetter som en gjest som ikke oppdaget at verten begynte å rydde kjøkkenet.
Målet er ikke å finne én perfekt rekkefølge. Du lager en mulig vei, ser hvor den andre mister tråden og bygger den litt bedre. Det er også slik du kan undersøke om den andre faktisk har forstått, fremfor å bruke et høflig nikk som ferdig brukertest.
Når rekkefølgen sitter, oppleves ikke hver ny del som enda en opplysning mottakeren må bære. Den kommer fordi det har blitt bruk for den.
