Du skal forklare hvorfor en rutine må endres, hva et forskningsfunn betyr eller hvordan et system virker. Du kan gi mottakeren definisjonen, bakgrunnen og alle de riktige opplysningene. Likevel er det først når du viser hva som faktisk skjer med et menneske i en konkret situasjon, at sammenhengen blir synlig.
Historier kan gjøre abstrakte poenger lettere å forstå og huske. De kan også gjøre en enkel forklaring lengre, lede oppmerksomheten mot feil detalj eller få ett spesielt tilfelle til å se ut som hele virkeligheten. Målet er derfor ikke å putte en historie inn i alt. Det er å vite når en historie gjør en nødvendig jobb, og når den bare står i veien med jakka på.
En historie gir kunnskapen bevegelse
Tenk deg at du skal forklare hvorfor en ny godkjenningsrutine trenger én tydelig ansvarlig. Du kan si:
Når flere deler ansvar for den samme oppgaven, øker risikoen for uklarhet og forsinkelser.
Setningen er ryddig, men den foregår ingen steder. En kort historie kan vise den samme mekanismen:
Klokken 14.08 blir et dokument sendt til tre personer for godkjenning. Alle ser meldingen. Én tror prosjektlederen svarer, prosjektlederen regner med at fageieren gjør det, og den tredje vil ikke blande seg inn. Neste morgen har fristen gått ut uten at noen har sagt nei. Ingen glemte oppgaven. Alle trodde bare at ansvaret lå hos noen andre.
Nå får mottakeren følge en hendelse gjennom tid. Noen prøver å få noe gjort, det oppstår en hindring, og utfallet viser hvorfor prinsippet betyr noe. Historien fungerer som en liten simulator: Mottakeren kan se situasjonen for seg og undersøke sammenhengen før den oppstår i egen arbeidshverdag.
Dette er en av grunnene til at fortellinger ofte er lettere å følge enn løsrevne opplysninger. De ordner informasjon i en sekvens og viser forbindelser mellom handlinger og konsekvenser. Forskning som sammenligner fortellende og forklarende tekster, finner i gjennomsnitt bedre forståelse og hukommelse for fortellingene. Det betyr ikke at historier vinner i alle situasjoner. En historie er god til å vise et forløp. Den er langt dårligere til å oppgi et passord, dokumentere hvor utbredt et problem er eller vise fem faste trinn.
Ikke alle eksempler er historier
Et eksempel gjør et generelt poeng konkret. En historie viser i tillegg at noe skjer eller forandrer seg. «En sykkel er et eksempel på et framkomstmiddel» er et eksempel, men ingen historie. «Kjedet hopper av på vei til jobb, og du oppdager hvorfor vedlikehold er enklere før noe stanser» har et forløp og en endring.
Du trenger sjelden en helt, en skurk og en dramatisk barndom for å forklare noe. I praktisk kommunikasjon kan en historie være tre setninger lang. Den trenger bare nok bevegelse til at mottakeren ser sammenhengen du prøver å forklare.
[ILLUSTRASJON: En enkel modell med fire ledd: scene → konflikt → endring → mening. Under modellen står et kort eksempel: «Dokumentet sendes til tre» → «alle tror en annen svarer» → «fristen ryker» → «én oppgave trenger én tydelig eier». Minimalistisk uttrykk i svart, offwhite og oransje.]
En brukbar arbeidsmodell er:
-
Scene: Hvor er vi, hvem gjelder det, og hva prøver personen å få til?
-
Konflikt: Hva kommer i veien? Konflikt trenger ikke bety krangel. Det kan være tidspress, manglende kunnskap, en feil antakelse eller et system som oppfører seg annerledes enn forventet.
-
Endring: Hva skjer når personen handler, oppdager noe eller møter konsekvensen?
-
Mening: Hvilket poeng gjør denne hendelsen synlig?
Det siste leddet blir ofte glemt. Da overlater du til mottakeren å gjette hvorfor historien kom. Du trenger ingen høytidelig moral. Ofte holder én nøktern setning: «Det var derfor vi gikk fra delt ansvar til én navngitt godkjenner.» Historien viser. Forklaringen peker ut hva vi skal se.
Begynn med poenget, ikke med historien
Det er lett å finne fram en historie fordi den er morsom, rørende eller egnet til å få oppmerksomhet. Så prøver man å feste et budskap til den etterpå. Det er omtrent som å kjøpe en sofa først og deretter undersøke om den går inn døra.
Begynn heller med å . Fullfør setningen: «Historien skal hjelpe mottakeren å forstå at …» Hvis du ikke klarer det, er ikke historien klar for arbeid ennå.
Det tydelige poenget hjelper deg å velge hvilke detaljer som skal med. I eksemplet med godkjenningen er tidspunktet relevant fordi det viser at fristen nærmer seg. Hva slags dokument det var, hva personene spiste til lunsj og hvilken farge møteinnkallingen hadde, gjør ikke mekanismen tydeligere. Detaljer kan gi en scene liv, men de kan også stjele oppmerksomheten. Forskning på såkalte forførende detaljer viser nettopp at interessant, men irrelevant stoff kan svekke læringen fordi mottakeren bruker oppmerksomhet på feil ting.
En enkel test er å spørre hva hver detalj gjør. Viser den situasjonen, hindringen, endringen eller betydningen? Hvis svaret er nei, kan den sannsynligvis gå. Det er lov å fortelle mindre. De fleste historier tåler det med bemerkelsesverdig verdighet.
Velg en historie som ligner på mekanismen
En historie hjelper bare hvis likheten ligger på riktig sted. Skal du forklare hvorfor delt ansvar kan bli uklart, trenger du en situasjon der flere faktisk tolker ansvaret ulikt. Det holder ikke at historien handler om tre personer på jobb og ender med noe overraskende.
Dette er særlig viktig når du forklarer komplisert stoff. Mottakeren husker lett overflaten: personen, stedet, tabben eller den pussige detaljen. Din jobb er å gjøre forbindelsen til prinsippet synlig. Etter historien kan du derfor si hva delene tilsvarer, og hvor sammenligningen slutter å passe. Det samme forsiktighetsprinsippet gjelder når du bruker analogier i en .
Hvis mottakeren skal kunne bruke prinsippet i flere situasjoner, kan det være nyttig med to korte eksempler som har samme struktur, men ulik overflate. Delt ansvar kan skape uklarhet både når tre personer skal godkjenne et dokument, og når alle i et møte får beskjed om å «følge opp kunden». Når mottakeren sammenligner tilfellene, blir det lettere å se at poenget handler om ansvar, ikke om dokumenter eller møter.
Vis konsekvensen uten å late som anekdoten er bevis
Historier gjør det lettere å bry seg fordi de viser hva en idé betyr i en konkret situasjon. «Vedlikeholdsetterslep» er et abstrakt ord. Et klasserom som ikke kan brukes fordi taket lekker, viser én mulig konsekvens. Men historien om ett klasserom forteller ikke hvor mange skoler som har samme problem, hva årsakene er eller hvilket tiltak som gir mest effekt.
Her må historie og dokumentasjon få forskjellige jobber. Historien kan vise hvordan et problem oppleves eller utfolder seg. Tall og undersøkelser kan vise omfang, variasjon og sannsynlighet. Et enkelttilfelle bør aldri smugles inn som bevis for en generell påstand bare fordi det er lettere å huske enn en tabell.
Det gjelder også forskning. Hvis historien bygger på en virkelig deltaker, pasient eller informant, må du ta hensyn til samtykke, anonymisering og hva personen kan bli gjenkjent på. Hvis du har slått sammen flere tilfeller, endret detaljer eller laget et tenkt eksempel, bør du si det. «Tenk deg at …» er en liten formulering med overraskende god moral.
Fortellinger kan påvirke vurderingene våre, ikke bare forståelsen. Når vi lever oss inn i en historie, kan påstandene i den kjennes mer troverdige, og vi kan bli mindre oppmerksomme på svakheter. Det er ingen grunn til å bli redd for historier. Det er en grunn til å være redelig om hva de viser, og hva de ikke kan bevise.
Bruk riktig form til riktig jobb
Historien er ett verktøy blant flere. Velg den fordi formen passer til det mottakeren trenger å forstå.
| Hvis mottakeren trenger å … | Bruk helst … |
|---|---|
| se hvordan en situasjon utvikler seg | en kort historie eller et scenario |
| forstå et abstrakt begrep | en definisjon og ett konkret eksempel |
| følge en fast framgangsmåte | en nummerert liste eller et flytskjema |
| sammenligne størrelser eller utvikling | tall, tabell eller graf |
| forstå hvor vanlig noe er | data fra et relevant utvalg |
| se hvorfor noe får betydning for mennesker | en historie sammen med nødvendig dokumentasjon |
En presentasjon eller artikkel kan bruke flere former. Du kan åpne med en kort scene, forklare mekanismen, vise tallene og vende tilbake til situasjonen for å vise hva kunnskapen betyr. Rekkefølgen bør følge jobben de ulike delene skal gjøre, ikke en oppskrift du har arvet fra noen med headsetmikrofon. Hvis du strever med progresjonen, kan du arbeide videre med .
Slik kan du bygge en kort forklarende historie
Ta utgangspunkt i en generell formulering:
Det er viktig å teste beredskapsplanen jevnlig.
Spør først hva planen skal beskytte mot, hvem som skal bruke den, og hva som kan gå galt. Da kan forklaringen få et konkret forløp:
Da systemet sluttet å virke en mandag morgen, fant de ansatte raskt fram beredskapsplanen. Problemet var at telefonnummeret til den ansvarlige var gammelt, og reserveutstyret sto i et rom bare én person hadde nøkkel til. Planen fantes, men ingen hadde prøvd å bruke den. Etter hendelsen begynte de å teste én del av planen hver tredje måned.
Her viser scenen en vanlig arbeidsdag, konflikten er avstanden mellom planen på papiret og det som virker i praksis, endringen er den nye testingen, og meningen er tydelig: En plan er ikke ordentlig prøvd før mennesker har forsøkt å bruke den under realistiske forhold.
Eksemplet er oppdiktet. Det gjør det egnet til å vise prinsippet, men uegnet som dokumentasjon på hvor ofte beredskapsplaner svikter. Den forskjellen bør også være synlig for mottakeren.
Prøv selv: Finn historien som allerede finnes
Velg noe du faktisk skal forklare. Det kan være et faglig begrep, en endring på jobben, et forskningsresultat eller en regel som tilsynelatende bare eksisterer for å gjøre tirsdagen litt mer omstendelig.
-
Skriv poenget i én setning: «Mottakeren skal forstå at …»
-
Finn en virkelig eller tydelig merket tenkt situasjon der poenget får en konsekvens.
-
Skriv scenen, konflikten og endringen med én eller to setninger hver.
-
Legg til én setning som kobler historien til poenget.
-
Fjern detaljer som er interessante uten å hjelpe forklaringen.
-
Sjekk hva historien ikke viser. Trenger du tall, forbehold eller et eksempel til?
-
Prøv den på én person. Be vedkommende forklare poenget med egne ord, ikke bare si om historien var god.
[ARBEIDSARK: «Fra poeng til historie». Seks felt med overskriftene «Dette skal forstås», «Scenen», «Konflikten», «Endringen», «Dette betyr historien» og «Dette kan historien ikke bevise». Nederst et felt for «Hva mottakeren faktisk fikk ut av den».]
Det siste punktet er viktig. En latter, et nikk eller «fin historie» sier lite om forklaringen virket. Hvis du vil undersøke forståelsen bedre, kan du lese .
En historie trenger altså ikke gjøre budskapet stort. Den skal gjøre sammenhengen mulig å se. Noen ganger krever det en scene med et menneske, en hindring og en endring. Andre ganger holder det med en definisjon, en tegning eller tre presise setninger. Historien har gjort jobben sin når mottakeren kan forlate den og fortsatt se poenget.
Kilder og faglig grunnlag
Raymond A. Mar og kolleger sammenlignet hukommelse og forståelse av fortellende og forklarende tekster i en metaanalyse med mer enn 75 utvalg og over 33 000 deltakere. I gjennomsnitt kom fortellende tekster bedre ut: .
Michael F. Dahlstrom gjennomgår forskning på bruk av fortellinger i forskningskommunikasjon og drøfter både økt forståelse og engasjement og risikoen for at fortellingens kraft brukes uansvarlig: .
Melanie C. Green og Timothy C. Brock undersøkte hvordan det å bli oppslukt av en fortelling kan påvirke vurderinger og fortellingskonsistente oppfatninger: .
Anna Kienitz og kolleger undersøkte hvordan interessante, men irrelevante detaljer kan lede oppmerksomheten bort fra det som skal læres: .
Mary L. Gick og Keith J. Holyoaks klassiske forsøk viser hvordan sammenligning av flere konkrete eksempler kan hjelpe mennesker å få øye på en underliggende struktur og bruke den i en ny situasjon:
