Noen presentasjoner begynner med at et lysbilde fullt av tekst dukker opp på veggen. Så sier den som presenterer: «Dere klarer sikkert ikke å lese alt dette.» Det er en underlig tradisjon. Alle i rommet ser at teksten finnes, ingen rekker å lese den, og foredragsholderen begynner likevel å snakke over den.
PowerPoint fungerer godt når skjermen hjelper publikum å se noe som er vanskeligere å forstå bare ved å høre på deg. Det kan være en utvikling, en forskjell, en modell, et ansikt, et sted eller ett viktig poeng. Resten kan du si selv.
Det høres enkelt ut. Så åpner programmet et tomt lysbilde med to bokser og foreslår at du fyller dem. Der begynner ofte problemet.
PowerPoint er et hjelpemiddel, ikke selve presentasjonen
En presentasjon skjer mellom deg og menneskene i rommet. PowerPoint er én av tingene du kan bruke for å hjelpe den fram. Programmet kan gjøre en sammenheng synlig, holde fast et viktig poeng og vise dokumentasjon publikum trenger for å vurdere det du sier. Det kan også trekke oppmerksomheten bort fra deg, fylle arbeidsminnet med detaljer og gjøre en enkel forklaring betydelig tyngre.
Forskningen gir derfor ikke grunnlag for å si at PowerPoint i seg selv gjør en presentasjon bedre. Resultatene avhenger av hvordan lysbildene brukes. Relevante bilder og tydelige visuelle framstillinger kan støtte forståelsen. Pynt, overflødige detaljer og tett tekst kan forstyrre den.
Før du lager lysbilder, bør du altså ha bygget hovedveien gjennom stoffet. Hvis du fortsatt prøver å finne ut hva presentasjonen skal oppnå, begynn med . Er selve hovedpoenget uklart, kan spare deg for en ettermiddag med flytting av tekstbokser.
Én fil prøver ofte å gjøre tre forskjellige jobber
Mange PowerPoint-filer skal være manus for den som snakker, visuell støtte for publikum og dokumentasjon som kan sendes ut etterpå. Det er tre forskjellige behov. Når samme lysbilde skal dekke alle, ender det gjerne med små bokstaver, hele avsnitt og en graf som har fått omtrent like mye boltreplass som et frimerke.
| Behov | Det trenger |
|---|---|
| Du skal huske hva du vil si | Korte stikkord i presentatørnotatene |
| Publikum skal forstå mens du snakker | Få, tydelige elementer som kan oppfattes raskt |
| Noen skal lese materialet senere | Et eget notat, en rapport eller en mer selvforklarende PDF |
Du kan selvsagt dele lysbildene etterpå, men da må du vite om de gir mening uten stemmen din. Hvis de gjør det, kan de være for tette til å fungere godt mens du presenterer. Hvis de er laget for framføring, vil de ofte trenge et følgenotat for å fungere som dokumentasjon. Det er ingen feil. En kinoplakat er heller ikke et sammendrag av hele filmen.
[ILLUSTRASJON: Tre overlappende dokumenter med merkelappene «støtte for deg», «støtte for publikum» og «dokumentasjon etterpå». Vis at problemer oppstår når én tett PowerPoint-fil forsøker å fylle alle tre funksjonene.]
La hvert lysbilde gjøre én tydelig jobb
«Én ting per lysbilde» brukes ofte som en regel. Det er litt for enkelt. En graf kan inneholde mange datapunkter, og en sammenligning trenger minst to ting. Det viktige er at lysbildet har én hovedjobb.
Et lysbilde kan for eksempel:
-
vise hvor i presentasjonen dere er
-
slå fast et viktig poeng
-
vise belegget for en påstand
-
sammenligne to alternativer
-
forklare en prosess eller sammenheng
-
gi publikum et spørsmål å tenke på
Prøv å fullføre setningen «Dette lysbildet skal hjelpe publikum å …» Hvis svaret blir «få litt informasjon om prosjektet», er jobben fortsatt uklar. «Se hvorfor forsinkelsen oppsto i fase to» gir deg derimot et valg å designe ut fra.
Noen deler av presentasjonen trenger ikke lysbilder. En kort historie, et viktig spørsmål eller en samtale med rommet kan fungere bedre uten et lysende rektangel ved siden av hodet ditt. Bruk en tom, mørk slide når du vil samle oppmerksomheten om det som blir sagt.
Skriv overskriften som et poeng
Overskrifter som «Resultater», «Økonomi» og «Status» forteller hvilket tema lysbildet handler om. Publikum må selv finne ut hva de skal oppdage i innholdet under.
En mer nyttig overskrift sier hva lysbildet viser:
| Temaoverskrift | Overskrift som sier poenget |
|---|---|
| Brukerundersøkelse | Nye ansatte bruker dobbelt så lang tid på registreringen |
| Kostnader | Alternativ B er billigst etter to år |
| Framdrift | Forsinkelsen oppsto i testfasen |
| Energiforbruk | Forbruket faller, men vintertoppen er uendret |
Da vet publikum hva de skal se etter. Overskriften hjelper også deg å oppdage lysbilder som ikke har et poeng ennå. Hvis kunnskapsgrunnlaget er usikkert, skal formuleringen vise det. «Resultatene tyder på en nedgang» er mer redelig enn en skråsikker konklusjon tallene ikke kan bære.
Denne arbeidsmåten kalles noen ganger påstand og belegg: Overskriften gir påstanden, mens grafen, bildet, eksemplet eller tallene under gir publikum grunnlag for å forstå og vurdere den.
[EKSEMPELILLUSTRASJON: Før og etter av samme lysbilde. Før: «Brukerundersøkelse», seks kulepunkter og en liten tabell. Etter: «Nye ansatte bruker dobbelt så lang tid på registreringen», to enkle søyler merket «erfarne» og «nye», med verdiene skrevet direkte på søylene.]
Ikke be publikum lese og høre den samme teksten samtidig
Hvis et helt avsnitt står på skjermen mens du sier omtrent det samme, må publikum fordele oppmerksomheten mellom lesingen og stemmen din. De kan skifte mellom oppgavene, men de gjør ikke begge like godt samtidig. Som regel begynner de å lese og slutter å høre etter. Når de er ferdige, har du allerede gått videre.
Det betyr ikke at all tekst er forbudt. En kort formulering kan holde fast hovedpoenget. Et sitat kan være selve materialet dere skal undersøke. En definisjon kan være nyttig å se ordrett. Men hvis publikum trenger tid til å lese, gi dem den tiden. Vis teksten, vær stille et øyeblikk og fortsett når de har fått tak i den.
Unngå faste regler som «seks ord per lysbilde» eller «maks fem kulepunkter». Seks uklare ord kan være verre enn tolv presise. Spør heller om teksten kan leses raskt, om den trenger å stå der, og om du konkurrerer med den mens du snakker.
Bruk bilder når de forklarer noe
Et bilde er ikke automatisk bedre enn tekst. Et tilfeldig bilde av håndtrykk gjør neppe strategien tydeligere, selv om menneskene på bildet har både dress og usedvanlig rene tenner.
Bruk visuelle elementer når de gjør en jobb: Et foto kan vise en konkret situasjon. Et kart kan vise hvor noe skjer. En enkel modell kan vise hvordan deler henger sammen. En graf kan vise endring, størrelse eller forskjell. En kort video kan vise en prosess som er vanskelig å beskrive.
Fjern bilder, ikoner, bakgrunner og animasjoner som bare fyller plass. Irrelevante elementer er ikke nøytrale. De ber også om oppmerksomhet. Hvis du trenger hjelp til å bygge selve forklaringen fra kjent til ukjent, går grundigere inn i det.
Hjelp publikum å se poenget i grafen
En graf fra rapporten er laget for en leser som kan stoppe, studere aksene og gå tilbake. I en presentasjon har publikum kanskje ti sekunder før du går videre. Da trenger grafen redigering.
Gi grafen en overskrift som sier hva den viser. Fjern rutenett, forklaringer og dataserier som ikke trengs for akkurat dette poenget. Merk viktige verdier direkte i stedet for å sende blikket fram og tilbake til en tegnforklaring. Framhev det publikum skal legge merke til, men ikke bruk farge som eneste måte å skille informasjon på. Og fortell hva sammenligningen faktisk betyr. «Som dere ser» er sjelden nok. De ser en graf. Din jobb er å hjelpe dem å se sammenhengen.
Hvis tabellen må inneholde 38 tall for å dokumentere analysen, kan den ligge i vedlegget. Vis sammenligningen som betyr noe nå, og ha dokumentasjonen klar hvis noen spør.
Gjør lysbildet lesbart i rommet
Et lysbilde skal leses fra den bakerste stolen, ikke bare på skjermen 40 centimeter fra ansiktet ditt. Det finnes ingen skriftstørrelse som passer i alle rom, men liten tekst blir ikke mer pedagogisk av at den teknisk sett får plass.
Bruk tydelig kontrast mellom tekst og bakgrunn, god luft og et begrenset antall skrifttyper, farger og plasseringer. Hold elementer som hører sammen, nær hverandre. La det viktigste skille seg tydelig ut. Test lysbildene i presentasjonsvisning og gå noen meter unna. Hvis du må myse i fred og ro, blir det neppe bedre med dårlig projektor og ettermiddagssol rett på lerretet.
Animasjoner og overganger bør også ha en jobb. De kan vise en endring eller bygge opp en prosess trinnvis. Hvis de bare får teksten til å snurre inn fra siden, har programvaren fått litt for mye selvbestemmelse.
Tilgjengelighet er en del av tydeligheten
En presentasjon som er lett å lese og navigere, fungerer bedre for flere. Det gjelder i rommet, i et digitalt møte og når filen deles etterpå.
FAKTABOKS: Sjekk dette før du deler filen
-
Gi hvert lysbilde en unik og beskrivende tittel.
-
Bruk god kontrast, og la aldri farge alene bære betydningen.
-
Legg inn alternativ tekst som forklarer funksjonen til viktige bilder, figurer og diagrammer.
-
Kontroller leserekkefølgen, slik at en skjermleser møter elementene i riktig orden.
-
Tekst videoen eller bruk direkteteksting når det er relevant.
-
Kjør PowerPoints tilgjengelighetskontroll før du deler.
Dette er særlig viktig hvis presentasjonen skal leve videre som fil. Microsofts innebygde oppsett gir ofte en bedre leserekkefølge enn lysbilder satt sammen av løse tekstbokser, men også ferdige maler bør kontrolleres.
Bruk notatfeltet og ha en plan når teknikken svikter
Presentatørnotater er et bedre sted for stikkord enn selve lysbildet. Skriv påminnelser om eksemplet du vil bruke, overgangen til neste del eller tallet du må få riktig. Et ordrett manus i notatfeltet kan være nyttig i forberedelsen, men under framføringen er det fort gjort å begynne å lese i stedet for å være til stede.
Test presentasjonen på utstyret du skal bruke. Sjekk format, video, lyd, skrifttyper og internettforbindelse. Ha gjerne en PDF og nødvendige mediefiler tilgjengelig uten nettilgang. Det er ikke særlig glamorøst, men det er heller ikke feilmeldingen som dukker opp idet direktøren setter seg.
Du bør også kunne forklare hovedpoenget uten PowerPoint. Hvis hele presentasjonen forsvinner når skjermen blir svart, var for mye av den lagret i filen og for lite hos deg.
Prøv dette: Gi skjermen en jobb
Åpne presentasjonen i lysbildesortering, slik at du ser alle lysbildene samtidig. Gå deretter gjennom dem ett for ett og skriv ned tre ting:
-
Hva skal jeg si her?
-
Hva trenger publikum å se?
-
Hva hører egentlig hjemme i notater eller dokumentasjon?
Slett eller skjul lysbilder som ikke gir publikum noe de trenger å se. Del lysbilder som prøver å gjøre flere uavhengige jobber. Flytt manus til notatfeltet og detaljer til et vedlegg eller et eget dokument. Formuler til slutt hver overskrift som poenget publikum skal oppdage.
Test så tre utvalgte lysbilder på en person som ikke kjenner saken. Vis hvert lysbilde i fem sekunder og ta det bort. Spør: «Hva oppfattet du som poenget?» Du tester ikke hukommelsen deres. Du undersøker om designet faktisk peker mot det du mente.
Hvis svaret overrasker deg, har du funnet noe nyttig før du står i rommet. Artikkelen viser flere måter å undersøke hva som faktisk landet.
Et godt lysbilde trenger ikke være imponerende. Det skal gjøre det litt lettere å se det du prøver å si. Når skjermen ikke kan hjelpe med det, kan den få hvile.
Kilder og videre lesning
-
Stephen M. Kosslyn, Rogier A. Kievit, Alexandra G. Russell og Jennifer M. Shephard: «PowerPoint Presentation Flaws and Failures: A Psychological Analysis», Frontiers in Psychology, 2012.
-
Robert A. Bartsch og Kristi M. Cobern: «Effectiveness of PowerPoint Presentations in Lectures», Computers & Education, 2003.
-
Joanna K. Garner, Michael Alley, Allen Gaudelli og Sarah Zappe: forskning på påstand og belegg i presentasjonsdesign, Penn State.
-
